10 pautas básicas para gestionar los problemas, a nivel individual
- Enfócalo como oportunidades de aprendizaje. Generalmente he observado que los directivos más curtidos son aquellos que reaccionan con paciencia ante los problemas. Aquellos que preguntan antes de actuar, que se les nota que han resuelto ya miles de situaciones parecidas, que mantienen algo de serenidad a pesar de todo y que analizan al detalle cuál es el verdadero problema… son aquellos que han aprendido de las situaciones pasadas.
- Trata de gestionar los arrebatos de culpabilidad, ya sea inducida por otros (compañeros, jefes, clientes) o autoinducida (por ti mismo). Sentirse culpable no tiene nada que ver con asumir responsabilidad. La culpabilidad es un sentimiento negativo que no aporta valor constructivo. Nadie trabaja mejor, ni resuelve mejor los problemas, por sentirse culpable. Hay otras manera de motivarse ante los problemas, más constructivas.
- Sé consciente de que resolver requiere tiempo. El estrés principal ante los problemas suele venir de cuando existe poco margen para tratarlos, o son tantos problemas juntos que el tiempo disponible para resolverlos es claramente inferior a la suma de lo que se necesita para cada uno. Aunque parezca que tu jefe, tu cliente o tu compañero no lo entienda o no quiera recordarlo, tú sí debes hacerlo: resolver requiere su tiempo. Salvo situaciones claras en las que ‘puedes matar dos pájaros de un tiro’, sólo un problema tras otro.
- Prioriza. Piensa qué es lo más prioritario y qué cosas pueden esperar. A veces la mejor manera de enfocarlo es la inversa: qué es lo que no puede esperar ahora, o qué tarea cuya consecuencia por no hacerla es la peor… pues ahí tienes lo primero que hay que trabajar. Priorizar significa tomar decisiones, y estar dispuesto a asumir consecuencias de daños colaterales. No siempre es posible resolver 10 cosas en 5 minutos.
- Vigila los problemas latentes y silenciosos. Adelantarnos a un problema (de forma prudente y sin llegar a la paranoia) facilita la reacción del mismo. Un «problema importante pero para el que se dispone de tiempo para pensar y actuar» no es lo mismo que un «problema importante y urgente«.
- La Gestión de Riesgos es una materia característica de la Gestión de Proyectos. Sus fundamentos tienden a disminuir la probabilidad de que un problema suceda, o bien disminuir su impacto si finalmente ocurre. Estudia esta materia, analiza qué puedes aplicar de forma práctica y ponlo en marcha.
- Acepta la existencia irremediable de los problemas. Asumir que existen como algo normal es una parte fundamental de la gestión de los mismos. Hay que ser consciente de que los problemas suceden, al igual que los accidentes, las casualidades y los atardeceres… Vivir bajo el temor de que pueda surgir algún problema es lo mismo que vivir temiendo envejecer.
- Céntrate en la solución, pero piensa también en el origen del problema. A largo plazo, ese pensamiento permite averiguar dónde está el foco principal. Nada es más eficiente que eliminar un problema de raíz.
- Si la resolución del problema conlleva algo de tiempo y resulta crítico, piensa siempre en estrategias workaround. Busca alternativas que, aunque no sean óptimas (y no deben serlo, porque si lo fueran sería la propia solución), permitan paliar el problema. Piensa siempre en alternativas a los peores casos.
- Aprende a gestionar la ansiedad. Esta pauta se basa en una habilidad. Por lo tanto, hay personas que tienen mejor predisposición que otras pero, en el fondo, es algo que puede entrenarse. Relativiza.