{"id":477,"date":"2013-01-24T01:41:07","date_gmt":"2013-01-24T01:41:07","guid":{"rendered":"http:\/\/www.tonidorta.com\/?p=477"},"modified":"2013-01-24T01:43:38","modified_gmt":"2013-01-24T01:43:38","slug":"acciones-overtime-ii","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/acciones-overtime-ii\/","title":{"rendered":"Acciones para combatir el overtime (II)"},"content":{"rendered":"

\"\"En un anterior post<\/a><\/strong>, expusimos el problema del overtime (sobreesfuerzo en horas de trabajo) en los proyectos tecnol\u00f3gicos y en el \u00e1mbito de la consultor\u00eda en general.<\/p>\n

Posteriormente, en este otro post<\/strong><\/a>, comenzamos a hablar de las diferentes acciones a realizar para poder gestionarlo debidamente.<\/p>\n

En este post continuaremos con esta lista de acciones, centr\u00e1ndonos en aquellas destinadas a transferir<\/strong> <\/em>o aceptar<\/strong> <\/em>este riesgo tan com\u00fan de los proyectos.<\/p>\n

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C\u00f3mo transferir<\/span> el overtime<\/h2>\n

Delegar no s\u00f3lo las tareas, sino tambi\u00e9n su planificaci\u00f3n<\/h3>\n

A medida que un profesional aumenta su experiencia laboral, en general suele aumentar tambi\u00e9n su capacidad de decisiones y su responsabilidad.<\/p>\n

La teor\u00eda del liderazgo situacional<\/strong><\/a>, de Hersey y Blanchard, define un estilo de liderazgo centrado en el individuo y dividido en cuatro etapas o estilos aplicables. La \u00faltima etapa, delegaci\u00f3n<\/strong><\/em>, se recomienda para aquellos casos en los que la persona posee el conocimiento necesario para desempe\u00f1ar la tarea, la experiencia suficiente y la motivaci\u00f3n para abordarla. En dicha etapa, el l\u00edder contin\u00faa implicado en la toma de decisiones, pero el verdadero protagonismo (y la responsabilidad) radica en quien ejecuta el proceso<\/strong><\/em>.<\/p>\n

Aunque es cierto que cada persona es diferente y que existen personas que requieren un seguimiento m\u00e1s detallado que otras, es importante tratar de conceder el mayor nivel de autonom\u00eda posible en los miembros del equipo<\/strong><\/em>.<\/p>\n

Un aspecto importante de esta autonom\u00eda tiene que estar encaminada a la gesti\u00f3n del overtime. Si la persona posee un plazo suficiente de tiempo, toda la informaci\u00f3n necesaria para desempe\u00f1ar la tarea (o los medios para conseguirla) y la motivaci\u00f3n correcta, podemos delegar en ella que se organice de manera aut\u00f3noma. De esta forma, s\u00f3lo queda realizar el seguimiento peri\u00f3dico para saber c\u00f3mo vamos. Evitar el overtime se ha convertido, por lo tanto, en una responsabilidad de quien est\u00e1 ejecutando la tarea<\/strong><\/em>.<\/p>\n

Es importante diferenciar entre los casos en que se produce overtime por agentes externos al proyecto y los casos en los que el overtime se debe a que consumimos el tiempo disponible sin ser efectivos. Puede ser por un problema de motivaci\u00f3n, de priorizaci\u00f3n de tareas, de organizaci\u00f3n del trabajo o de herramientas… Sea cual sea la causa, resulta crucial detectar el verdadero origen de que haya que hacer un sobreesfuerzo: el propio recurso asignado.<\/p>\n

De poco sirve en estos casos se\u00f1alar al culpable o centrarnos en las causas. Lo id\u00f3neo, en realidad, es aprovechar la ocasi\u00f3n para trabajar en c\u00f3mo mejorar la efectividad de ese recurso. Enfoquemos las dificultades como oportunidades de mejora<\/strong><\/em>.<\/p>\n

Acostumbrar al equipo de trabajo a un rendimiento orientado a objetivos<\/strong><\/em> puede resultar dif\u00edcil (principalmente por el cambio de mentalidad para algunas personas). Pero puede ser uno de los cambios m\u00e1s duraderos y beneficiosos que puede producirse en un equipo.<\/p>\n

Una observaci\u00f3n sobre este apartado: si un recurso provoca un overtime, pero en su lugar lo asumen otros recursos o el propio responsable de proyecto (que replanifica a \u00faltima hora para salvar la situaci\u00f3n), probablemente ese escenario se repetir\u00e1 en un futuro. La labor de un responsable de proyecto no es salvar constantemente la situaci\u00f3n provocada por los dem\u00e1s. Debemos hacer part\u00edcipe al equipo de nuestros aciertos y de nuestros errores, cuidando la motivaci\u00f3n de todos pero sin descuidar la responsabilidad que tenemos en las tareas que cada uno tenemos asignadas.<\/p>\n

Subcontratar esfuerzos implica tambi\u00e9n compartir responsabilidades<\/h3>\n

Aunque parezca evidente, la subcontrataci\u00f3n de trabajos tambi\u00e9n debe conllevar transferencia de responsabilidades para alcanzar las fechas previstas. De lo contrario, \u00fanicamente estamos delegando esfuerzos de una forma extremadamente c\u00f3moda para nuestros colaboradores externos.<\/p>\n

Es importante que las restricciones de un proyecto -o un trabajo determinado- sean extensibles a los esfuerzos de aquellos recursos externos que colaboran con nosotros. Debemos asegurarnos de que todos los implicados entendemos que “todos estamos en el mismo barco de cara a cumplir las fechas previstas”<\/em><\/strong>.<\/p>\n

En muchas ocasiones puede resultar cr\u00edtico que en el contrato quede constancia por escrito de los plazos exigidos de entrega, e incluso prever cl\u00e1usulas de penalizaci\u00f3n (o de incentivos, seg\u00fan se mire) en funci\u00f3n del cumplimiento de dichos plazos. El nivel de detalle formal requerido depende de las organizaciones implicadas, del entorno y del propio tipo de proyecto.<\/p>\n

En cualquier caso, siempre resulta conveniente aclarar desde el primer momento las restricciones temporales de los trabajos a encargar, as\u00ed como no dejar lugar a dudas de que nuestro colaborador externo va a tener que asumir su parte de responsabilidad en el cumplimiento de fechas. Por muy evidente que pueda parecer, no deber\u00eda pasarse por alto el poderoso efecto que tiene ser transparente sobre los detalles de plazos, desde el primer instante.<\/p>\n

C\u00f3mo aceptar\u00a0<\/span>el overtime<\/h2>\n

\u00bfQu\u00e9 significa aceptar el overtime?<\/h3>\n

Es importante dejar claro que el overtime no es agradable. No se trata, por lo tanto, de llegado el caso maquillar la situaci\u00f3n para enga\u00f1arnos a nosotros mismos. En cambio, se trata de que, bajo una necesidad real de dedicar overtime, resulta much\u00edsimo m\u00e1s constructivo y saludable buscar un enfoque positivo. Sentirnos v\u00edctimas de una situaci\u00f3n contraproducente no nos hace la situaci\u00f3n m\u00e1s llevadera ni nos ayudar\u00e1 a rendir m\u00e1s (de hecho, nos impide hacerlo). Por ello, si hay que echar horas para sacar algo adelante, al menos hag\u00e1moslo con el mejor \u00e1nimo posible. Es importante tratar de evitar que ocurra el overtime y gestionar lo mejor posible su impacto… pero, si es la mejor alternativa viable, la soluci\u00f3n est\u00e1 en afrontarlo directamente como un aspecto m\u00e1s de nuestro trabajo. En esos momentos, darle m\u00e1s vueltas al problema no mejora la situaci\u00f3n.<\/strong><\/em><\/p>\n

Tener un fin en mente<\/h3>\n

No nos enga\u00f1emos: muchas veces el overtime es inevitable. Por mucho que intentemos llevar a cabo una adecuada planificaci\u00f3n \u00a0o una buena gesti\u00f3n de riesgos, siempre surgen imprevistos que demandan m\u00e1s horas de las deseables.<\/p>\n

Sin embargo, parece que para algunas personas dedicar un sobreesfuerzo es menos perjudicial que para otras. \u00bfPor qu\u00e9? Muchas veces el motivo es que esas personas entienden que est\u00e1n trabajando en pos de un resultado para el que merece la pena su esfuerzo. Se sienten part\u00edcipes de algo m\u00e1s grande que ellos mismos, y eso les anima a entregarse a esa meta<\/strong><\/em>. Tienen un objetivo claro que les anima a arrimar el hombro. Esas personas trabajan con un fin en mente.<\/p>\n

Intentar abordar las tareas con un fin en mente no sirve \u00fanicamente para aceptar constructivamente el overtime. En realidad, es un h\u00e1bito de cualquier persona verdaderamente productiva, tal y como lo describ\u00eda Stephen Covey en su obra “Los 7 h\u00e1bitos de la gente altamente efectiva”<\/strong><\/a>.<\/p>\n

El precio de la calidad<\/h3>\n

Si entendi\u00e9ramos calidad<\/em> como “cumplir las expectativas del cliente”, tanto en producto como en condiciones de entrega, el overtime adquiere otro matiz, otra manera de verlo. Porque ya no se trata de trabajar una mayor cantidad de horas al d\u00eda para tratar de alcanzar la meta<\/em> con la sensaci\u00f3n de “escapar del problema”. Cambiando la perspectiva de la situaci\u00f3n, podemos darle un enfoque mucho m\u00e1s constructivo.<\/p>\n

En realidad, si asumimos que parte de la excelencia de nuestro trabajo radica, no \u00fanicamente en lo que<\/em> se entrega al cliente, sino tambi\u00e9n en la forma<\/em> y en el momento<\/em> en que se entrega al cliente… el overtime deja de ser una carga impuesta por los dem\u00e1s y se convierte en una decisi\u00f3n personal. Y dejamos de sentirnos frustrados, porque empleamos tiempo y energ\u00eda desde el convencimiento de que “es mi decisi\u00f3n realizar un trabajo de la manera m\u00e1s profesional de la que soy capaz”. El orgullo profesional por lo que hacemos, bien gestionado, puede ser un poderoso aliado para focalizar nuestra energ\u00eda<\/strong><\/em>.<\/p>\n

10 pautas finales para gestionar el overtime<\/h2>\n
    \n
  1. Acepta el overtime como un riesgo m\u00e1s de cualquier proyecto. El verdadero problema del overtime no es que exista, sino que no suele dedicarse tiempo o esfuerzos a gestionarlo.<\/li>\n
  2. Trata de evitar el overtime, es perjudicial a la larga en cualquier equipo u organizaci\u00f3n.<\/li>\n
  3. Aseg\u00farate de planificar adecuadamente y ten especial cuidado en las estimaciones de esfuerzo.<\/li>\n
  4. Cuando surja el problema que demande overtime, analiza siempre la viabilidad de renegociar fechas y\/o alcance. Rara vez resulta una opci\u00f3n factible, pero siempre analiza todas las alternativas posibles.<\/li>\n
  5. Cuando ocurra el overtime, da ejemplo asumi\u00e9ndolo con decisi\u00f3n y con todo el optimismo que te sea posible. La mejor estrategia para hacer frente al overtime es la confrontaci\u00f3n.<\/li>\n
  6. Reconoce el sobreesfuerzo de los implicados, p\u00fablicamente.<\/li>\n
  7. Compensa el sobreesfuerzo (no tiene por qu\u00e9 ser necesariamente con dinero). Trata de hacerlo siempre que sea posible.<\/li>\n
  8. Intenta impedir que sean siempre los mismos recursos los que tienen que asumir el overtime. Cuando no sea posible, compensa o retribuye en consonancia.<\/li>\n
  9. Implica a todo el equipo en tratar de evitar el overtime. Hazles part\u00edcipes de la planificaci\u00f3n y de su seguimiento. Comun\u00edcate frecuentemente con ellos al respecto.<\/li>\n
  10. Vigila el cumplimiento de plazos de los colaboradores externos. Trata de tenerlos implicados de manera m\u00e1s o menos formal, seg\u00fan cada caso.\u00a0Comun\u00edcate frecuentemente con ellos al respecto.<\/li>\n<\/ol>\n
    <\/div>\n

    Imagen bajo licencia Creative Commons. Fuente de la imagen: Thunder<\/a><\/em><\/p>\n

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    En un anterior post, expusimos el problema del overtime (sobreesfuerzo en horas de trabajo) en los proyectos tecnol\u00f3gicos y en el \u00e1mbito de la consultor\u00eda en general. Posteriormente, en este otro post, comenzamos a hablar de las diferentes acciones a … Read More »<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[12,14,5],"tags":[],"class_list":["post-477","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-gestion-de-proyectos","category-liderazgo","category-transformacion-digital"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/477","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=477"}],"version-history":[{"count":31,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/477\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":509,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/477\/revisions\/509"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=477"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=477"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=477"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}