{"id":160,"date":"2011-04-30T11:00:00","date_gmt":"2011-04-30T11:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/tonidorta.com\/tempwp\/10-problemas-habituales-en-el-analisis-de-procesos-de-negocio-ii\/"},"modified":"2011-09-27T16:19:57","modified_gmt":"2011-09-27T16:19:57","slug":"10-problemas-habituales-en-el-analisis-de-procesos-de-negocio-ii","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/10-problemas-habituales-en-el-analisis-de-procesos-de-negocio-ii\/","title":{"rendered":"10 problemas habituales en el An\u00e1lisis de Procesos de Negocio (II)"},"content":{"rendered":"<p><\/p>\n<div>Puede que se est\u00e9 analizando los procesos de negocio para implantar un sistema inform\u00e1tico (como un ERP o un CRM, por ejemplo), puede que se est\u00e9 realizando una labor de consultor\u00eda de negocio para mejorar la productividad o aplicar innovaci\u00f3n, puede que se est\u00e9 recabando informaci\u00f3n para una certificaci\u00f3n de calidad o porque simplemente se intenta detectar puntos de bajo rendimiento en la empresa,&#8230; A pesar de que el an\u00e1lisis de los procesos de negocio de una organizaci\u00f3n puede venir motivado por diversos objetivos, muchas veces se encuentra con las mismas dificultades.<\/div>\n<div>En este post, continuaremos con la exposici\u00f3n de 10 problemas sumamente comunes, tratando el n\u00famero 3 y el n\u00famero 4, y algunas posibles soluciones asociadas. Puedes consultar el post previo en <a href=\"http:\/\/blog.tonidorta.com\/2011\/03\/10-problemas-habituales-en-el-analisis.html\">este enlace<\/a>.<\/div>\n<div><!--more--><\/div>\n<div><strong>3. Mala elecci\u00f3n de usuarios<\/strong><\/div>\n<p><a onblur=\"try {parent.deselectBloggerImageGracefully();} catch(e) {}\" href=\"http:\/\/3.bp.blogspot.com\/-2Kstv2tRKoU\/TbvpmOKNR6I\/AAAAAAAAAJs\/hCgEEc7gCHo\/s1600\/dudas.gif\"><img decoding=\"async\" id=\"BLOGGER_PHOTO_ID_5601327404410554274\" style=\"float: right; margin: 0 0 10px 10px; cursor: hand; width: 133x; height: 136px;\" src=\"http:\/\/3.bp.blogspot.com\/-2Kstv2tRKoU\/TbvpmOKNR6I\/AAAAAAAAAJs\/hCgEEc7gCHo\/s320\/dudas.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/a><\/p>\n<div><strong><\/strong>Otro error muy com\u00fan que ocurre durante el An\u00e1lisis de una organizaci\u00f3n se da cuando, tras unas cuantas reuniones, descubres que no est\u00e1s hablando con la(s) persona(s) adecuada(s).<\/p>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/span><\/div>\n<div>Los problemas producidos en un an\u00e1lisis motivados por una mala elecci\u00f3n de usuarios son los siguientes:<\/div>\n<div>\n<ul>\n<li>Dise\u00f1o inadecuado de los procesos de negocio. La soluciones que se confeccionen tras la labor de an\u00e1lisis pueden no responder a las verdaderas necesidades de la empresa, puesto que los requerimientos han sido mal planteados o se ha obviado escenarios importantes. Si los trabajadores con los que se ha hablado no han sido los adecuados, se puede obtener una imagen distorsionada de la empresa.<\/li>\n<li>Mala determinaci\u00f3n de prioridades en los requerimientos. Si el perfil de los trabajadores con los que te re\u00fanes no es suficientemente alto, puedes verte empleando esfuerzos para contemplar detalles insignificantes que de poco sirven a la empresa, atender peticiones est\u00e9ticas de escasa relevancia en la organizaci\u00f3n o simplificando trabajos en beneficio \u00fanicamente de aquellos con los que has tenido reuniones (e ignorando al resto). En estos casos, se ha perdido el foco y el seguimiento de los verdaderos objetivos.<\/li>\n<li>Retrasos producidos por tomas de decisiones deficientes y cambios continuos. Una mala elecci\u00f3n de usuarios puede producir discrepancias relevantes en cuanto a c\u00f3mo deber\u00eda realizarse los procesos. En el caso de proyectos de implantaci\u00f3n tecnol\u00f3gica, esto podr\u00eda suponer adem\u00e1s retrasos en la ejecuci\u00f3n, dado que hay que estar continuamente variando o deshaciendo lo creado, ya sea por discusiones entre usuarios o por la continua improvisaci\u00f3n de los mismos.<\/li>\n<\/ul>\n<div><em><strong><br \/>\n<\/strong><\/em><\/div>\n<div><em><strong><br \/>\n<\/strong><\/em><\/div>\n<div><em><strong>\u00bfA qu\u00e9 se debe esta mala elecci\u00f3n de usuarios?<\/strong><\/em><\/div>\n<div>Generalmente, se produce por un problema ya existente en la organizaci\u00f3n, relacionado con el liderazgo y la delegaci\u00f3n de tareas.<\/div>\n<div>En ocasiones, el l\u00edder de una organizaci\u00f3n o unidad de negocio posee un talante tir\u00e1nico. En ese caso, los trabajadores a su cargo suelen ser de perfil bajo (por una cuesti\u00f3n de selecci\u00f3n natural: son los que aguantan), desconocen la perspectiva global de la empresa (se centran \u00fanicamente en las tareas mec\u00e1nicas que tienen asignadas) y no se ven a s\u00ed mismos como agentes del cambio. Es comprensible que, bajo este escenario, los usuarios improvisen a la hora de tomar decisiones o directamente no sepan hacerlo, puesto que no est\u00e1n habituados a ello.<\/div>\n<div>A veces ocurre una delegaci\u00f3n inadecuada de responsabilidades por parte de la directiva, proporcionando un exceso de potestad a quien no est\u00e1 capacitado o formado para ello. Por ejemplo, muchas empresas derivan todas las decisiones trascendentales de la gesti\u00f3n financiera a su contable. Muchos de ellos son sobradamente capaces de asumir esta labor, pero no todo el mundo que lleva la contabilidad de su empresa est\u00e1 preparado o tiene la capacidad de actuar como un Director Financiero. Y es aqu\u00ed donde aparecen requerimientos que nada tienen que ver con una mejor gesti\u00f3n, sino m\u00e1s bien con <em>caprichos funcionales<\/em>, man\u00edas o vicios adquiridos en el pasado.<\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">En otras ocasiones, la mala elecci\u00f3n de usuarios se produce por una falta adecuada de gesti\u00f3n del talento o del tiempo. Puede ocurrir que el director o el gerente tengan una imagen err\u00f3nea de las personas que tiene a su cargo, presuponiendo que aquellos en quien est\u00e1 confiando llevan bien su campo de responsabilidades. Pero a veces incluso es m\u00e1s simple que eso: el personal directivo est\u00e1 tan ocupado haciendo otras cosas que, en el momento de sentarse, reflexionar y analizar los procesos de negocio (&#8220;<em>c\u00f3mo trabajamos y c\u00f3mo deber\u00edamos trabajar<\/em>&#8220;), le pide a otro trabajador que lo haga en su lugar. \u00a1Qu\u00e9 grave error, y qu\u00e9 gran p\u00e9rdida de perspectiva!<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><em><strong>Posibles acciones destinadas a minimizar este problema:<\/strong><\/em><\/span><\/span><\/div>\n<div>\n<ul>\n<li><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">Comunicaci\u00f3n clara en la directiva. Este deber\u00eda ser el primer y gran paso. Muchas organizaciones efect\u00faan muy pocos an\u00e1lisis similares durante todo su ciclo de vida. Es necesario que el personal directivo de la organizaci\u00f3n comprenda que es un momento crucial, una oportunidad clave para poder reflexionar y dise\u00f1ar c\u00f3mo se va a trabajar. <\/span><\/span><\/li>\n<li><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">Asegurar que se transmite el sentido de relevancia a toda la organizaci\u00f3n. Una vez que el personal directivo comprende que \u00e9sta es una oportunidad magn\u00edfica que debe ser aprovechada, debemos colaborar empleando las acciones necesarias para trasladar este pensamiento al resto de la empresa. Puede ser una reuni\u00f3n masiva con todos los implicados o con todos los trabajadores, puede ser un correo electr\u00f3nico o un memor\u00e1ndum, o un efecto en cascada a trav\u00e9s de los mandos intermedios&#8230; dependiendo de cu\u00e1les sean los canales habituales de transmisi\u00f3n de informaci\u00f3n de la compa\u00f1\u00eda. <\/span><\/li>\n<li><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">Ayudar en la elecci\u00f3n de los usuarios. En ocasiones es necesario provocar que surja la pregunta &#8220;\u00bflas personas elegidas son las id\u00f3neas para que cuenten\/definan los procesos?&#8221;. \u00bfEstamos seguros de que saben c\u00f3mo deber\u00edamos trabajar?, \u00bfson los verdaderos l\u00edderes de su \u00e1mbito (ya sea de manera formal o informal)?. En much\u00edsimas ocasiones los gerentes saben sobradamente en qui\u00e9nes deben confiar determinadas tareas&#8230; pero siempre es recomendable confirmar este hecho y no darlo por sentado. Si percibimos que se est\u00e1 improvisando a la hora de seleccionar los &#8216;usuarios clave&#8217;, es mejor invitar amablemente a la reflexi\u00f3n y a la revisi\u00f3n de esa lista.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/p>\n<\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/div>\n<p><strong>4. Improvisar decisiones durante el an\u00e1lisis<\/strong><br \/>\n<a onblur=\"try {parent.deselectBloggerImageGracefully();} catch(e) {}\" href=\"http:\/\/2.bp.blogspot.com\/-KnrSX6vD_JQ\/Tbvpl1Z5W1I\/AAAAAAAAAJk\/GXgoUO02Utk\/s1600\/tempestad.jpg\"><img decoding=\"async\" id=\"BLOGGER_PHOTO_ID_5601327397765471058\" style=\"float: right; margin: 0 0 10px 10px; cursor: hand; width: 127px; height: 160px;\" src=\"http:\/\/2.bp.blogspot.com\/-KnrSX6vD_JQ\/Tbvpl1Z5W1I\/AAAAAAAAAJk\/GXgoUO02Utk\/s320\/tempestad.jpg\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/a><\/p>\n<div><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">Es frecuente observar que durante las reuniones de un an\u00e1lisis de procesos de negocio, los usuarios se enzarzan en discusiones acerca de problemas recurrentes de la empresa o de escenarios que retan la gesti\u00f3n de la misma. A veces estos momentos son realmente productivos para la organizaci\u00f3n, pero lo cierto es que casi siempre son discusiones bizantinas que no llevan a ninguna parte.<\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">En ocasiones he observado la cara de sorpresa de algunos responsables de \u00e1rea (e incluso de alg\u00fan gerente), al enterarse durante una reuni\u00f3n de an\u00e1lisis de un grave problema que le trae de cabeza a su personal y del que no ten\u00eda el m\u00e1s m\u00ednimo conocimiento. Y ah\u00ed est\u00e1 \u00e9l\/ella, estupefacto y tratando de aguantar el tipo, mientras su personal le comenta a los consultores que hay determinados casos para los que no saben cu\u00e1l es la mejor soluci\u00f3n.<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">Si el objetivo del an\u00e1lisis que se est\u00e1 realizando es detectar y resolver este tipo de problemas (porque hablamos de innovaciones de procedimientos, de mejoras de productividad o de coaching empresarial), el hecho de que surjan estas discusiones es razonable, conveniente e incluso muchas veces provocado por el propio equipo de consultores. Pero si el an\u00e1lisis est\u00e1 orientado a toma de requerimientos para una implantaci\u00f3n de herramientas inform\u00e1ticas, hay que pensar que esa discusi\u00f3n es la punta visible de un iceberg que puede ser peligroso: la organizaci\u00f3n no tiene muy claro c\u00f3mo funciona o c\u00f3mo deber\u00eda hacerlo.<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">Generalmente, esto denota que el equipo de trabajadores rara vez se re\u00fane para evaluar estas situaciones, llegar a consensos o buscar soluciones. Dicho de otra forma, en ese \u00e1mbito sobra trabajo operativo (del d\u00eda a d\u00eda) y falta trabajo t\u00e1ctico (&#8216;\u00bf<em>c\u00f3mo podemos hacer esto mejor<\/em>?&#8217;). Los motivos pueden ser muy diversos (problemas de tiempo, falta de suficientes recursos que sobrecargan al equipo con las tareas operativas, problemas formativos, ausencia de talento, fallo en liderazgo,&#8230;), pero la consecuencia es la misma: el equipo se ha acostumbrado a resolver adecuadamente los casos f\u00e1ciles, pero tratan de sobrellevar como mejor se puede las situaciones m\u00e1s complejas. Es la tripulaci\u00f3n de un barco de vela que sabe maniobrar adecuadamente cuando las condiciones de mar y viento son las propicias; y para el resto de condiciones, se asume la actitud de &#8220;<em>a capear y ver c\u00f3mo salimos<\/em>&#8220;&#8230;<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\"><br \/>\n<\/span><\/span><\/div>\n<div><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">Algunas posibles acciones destinadas a minimizar este problema:<\/span><\/span><\/div>\n<div>\n<ul>\n<li><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">Proponer comunicar los escenarios no resueltos a niveles superiores. Si el equipo no sabe c\u00f3mo atender determinadas circunstancias, puede ser conveniente comunicarlo a otros mandos intermedios o a la gerencia (siempre y cuando est\u00e9 de acuerdo el equipo y, sobre todo, su responsable directo).<\/span><\/span><\/li>\n<li><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">Identificar esos escenarios complejos. No siempre es factible una soluci\u00f3n pr\u00e1ctica para todo. Que el equipo sepa, con claridad y sin dudas, en qu\u00e9 momentos hay que aplicar medidas extraordinarias o soluciones parciales, puede ser de por s\u00ed un gran paso. En proyectos de implantaci\u00f3n de herramientas inform\u00e1ticas (ERP, CRM,&#8230;), en ocasiones es suficiente con aclarar este punto, para que todos comprendan que la herramienta no puede dar una soluci\u00f3n excelente si previamente no hemos sido capaces de dise\u00f1arla en papel.<\/span><\/span><\/li>\n<li><span class=\"Apple-style-span\"><span class=\"Apple-style-span\" style=\"line-height: 19px;\">Aconsejar otras fuentes de informaci\u00f3n: buscar buenas pr\u00e1cticas (<em>best practices<\/em>) sobre esos procesos, realizar bancos de pruebas para testear diferentes alternativas, analizar qu\u00e9 hace la competencia en situaciones similares, contratar asesoramiento espec\u00edfico de ese \u00e1mbito (consultor\u00eda, coaching),&#8230; Es muy probable que esos escenarios complejos hayan surgido en otras organizaciones en el pasado y, aunque tal vez no hayan dado con las soluciones perfectas, s\u00ed es probable que hayan sabido minimizar el impacto de dichas situaciones.<\/span><\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<div>Puedes consultar otros posts relacionados con an\u00e1lisis de procesos de negocio: <a href=\"http:\/\/apdorta.blogspot.com\/search\/label\/An%C3%A1lisis\">aqu\u00ed<\/a>.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<p><\/p>\n<!-- AddThis Advanced Settings generic via filter on the_content --><!-- AddThis Share Buttons generic via filter on the_content -->","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Puede que se est\u00e9 analizando los procesos de negocio para implantar un sistema inform\u00e1tico (como un ERP o un CRM, por ejemplo), puede que se est\u00e9 realizando una labor de consultor\u00eda de negocio para mejorar la productividad o aplicar innovaci\u00f3n, &#8230; <a class=\"more-link\" href=\"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/10-problemas-habituales-en-el-analisis-de-procesos-de-negocio-ii\/\">Read More &raquo;<\/a><!-- AddThis Advanced Settings generic via filter on get_the_excerpt --><!-- AddThis Share Buttons generic via filter on get_the_excerpt --><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[7],"tags":[],"class_list":["post-160","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-analisis"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/160","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=160"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/160\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":189,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/160\/revisions\/189"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=160"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=160"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=160"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}