{"id":141,"date":"2010-08-16T17:35:00","date_gmt":"2010-08-16T17:35:00","guid":{"rendered":"http:\/\/tonidorta.com\/tempwp\/9-factores-clave-para-la-calidad-en-implantaciones-de-erp-iii\/"},"modified":"2013-11-03T19:51:56","modified_gmt":"2013-11-03T19:51:56","slug":"9-factores-clave-para-la-calidad-en-implantaciones-de-erp-iii","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.tonidorta.com\/en\/9-factores-clave-para-la-calidad-en-implantaciones-de-erp-iii\/","title":{"rendered":"9 factores clave para la Calidad en implantaciones de ERP (III)"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: bold;\"><\/p>\n<p>7. Basarse en un buen producto<\/span><\/p>\n<ul>\n<li>Si el objetivo de una buena implantaci\u00f3n de un sistema de gesti\u00f3n radica en dar soporte adecuado a los procesos de negocio, la calidad de dicho sistema es un factor clave.<\/li>\n<li>Un ERP puede considerarse de calidad si es robusto, si est\u00e1 basado en buenas pr\u00e1cticas (la operativa obedece a c\u00f3mo habr\u00eda que hacer las cosas) y si posee suficiente flexibilidad (permite dar respuesta a la casu\u00edstica del d\u00eda a d\u00eda).<\/li>\n<li>En cambio, un ERP de escasa calidad destaca por ser poco robusto (surgen problemas de rendimiento, hay problemas serios de estabilidad, los datos no son consistentes), si no est\u00e1 basado en buenas pr\u00e1cticas (por ejemplo, si la gesti\u00f3n contable no es suficientemente rigurosa) o si no posee unos m\u00ednimos de flexibilidad.<\/li>\n<li>Sin buen producto, todo cae en adaptaciones, lo que supone una serie de problemas. En primer lugar, el problema m\u00e1s importante es el sobrecoste requerido para llevarlas a cabo. Sin embargo, tambi\u00e9n surgen problemas de mantenimiento: las personalizaciones suelen conllevar m\u00e1s esfuerzos de correcci\u00f3n y de ajustes, puesto que son m\u00e1s propensas a sufrir errores. Es decir, si el producto es incompleto, cualquier cambio requiere desarrollos adicionales, que pueden ser costosos en tiempo y en mantenimientos posteriores.<\/li>\n<li>A veces, seg\u00fan el producto o el \u00e1mbito, ni siquiera es posible construir dichas adaptaciones. Y si se trata de necesidades realmente importantes para la empresa, y el proyecto ya est\u00e1 en curso o el sistema ya est\u00e1 puesto en marcha, tenemos un serio problema.<\/li>\n<\/ul>\n<p>A reflexionar:<\/p>\n<ul>\n<li>Desde la perspectiva de la empresa cliente:<\/li>\n<ul>\n<li>\u00bfCu\u00e1les son los verdaderos requerimientos que necesito tener cubiertos para una aplicaci\u00f3n? \u00bfQu\u00e9 requerimientos son anecd\u00f3ticos (no son relevantes en s\u00ed) y cu\u00e1les  son imprescindibles?<\/li>\n<li>En base a la planificaci\u00f3n estrat\u00e9gica de la organizaci\u00f3n, y seg\u00fan las posibles l\u00edneas de crecimiento que tengamos, \u00bfqu\u00e9 funcionalidades podr\u00edan ser convenientes? No s\u00f3lo debemos pensar en escoger un sistema para dar respuesta a las necesidades del presente, sino tambi\u00e9n las necesidades futuras <span style=\"font-style: italic;\">m\u00e1s probables<\/span>. Por ejemplo, una organizaci\u00f3n recientemente seleccion\u00f3 un sistema ERP frente a los de la competencia porque inclu\u00eda gesti\u00f3n de lotes y un m\u00f3dulo de CRM, funcionalidades que hoy por hoy no necesitan pero que encajaban perfectamente en las futuras l\u00edneas de trabajo de la compa\u00f1\u00eda. Se prepar\u00f3 para crecer.<\/li>\n<li>Un ejercicio muy \u00fatil para asegurarse de que el producto encaja, y que recomiendo encarecidamente, es solicitar a los usuarios clave (los referentes de cada \u00e1rea) que confeccionen ellos mismos una lista con las funcionalidades que deber\u00eda tener la aplicaci\u00f3n: las cosas que ya pueden hacerse con el sistema actual, los problemas que actualmente tienen y que el sistema actual no resuelve, y las cosas que les gustar\u00eda tambi\u00e9n disponer. De esta forma, es posible solicitar demostraciones de producto concretas, realizadas de forma precisa para responder estas cuestiones y con los propios usuarios implicados. Involucrar a nuestro personal en la elecci\u00f3n del producto facilita la propia gesti\u00f3n del cambio.<\/li>\n<\/ul>\n<li>Desde la perspectiva de la empresa consultora:<\/li>\n<ul>\n<li>En ocasiones las necesidades comerciales nos hacen caer en la tentaci\u00f3n de precipitarnos, asegurando que el sistema responder\u00e1 adecuadamente a las necesidades, sin antes asegurarnos de que as\u00ed es. En este sentido, es preferible ser cautos: pocas cosas hay peores que percatarnos de que la herramienta que estamos implantando en una organizaci\u00f3n<span style=\"font-weight: bold;\"> no<\/span> es la soluci\u00f3n que realmente necesitan, por la que pagan y que est\u00e1n esperando recibir.<\/li>\n<li>\u00bfEstamos seguros de que el producto que implantamos obedece a las buenas pr\u00e1cticas del sector? Si es as\u00ed, \u00bfpotenciamos ese mensaje lo suficiente? Es importante recordar que las <span style=\"font-style: italic;\">buenas pr\u00e1cticas <\/span>existen porque son las formas de hacer las cosas m\u00e1s ampliamente aceptadas, con adecuados resultados que han sido emp\u00edricamente demostrados. Tal vez los usuarios no deseen cambiar su forma de hacer las cosas, pero un gerente cuando invierte en una nueva herramienta de gesti\u00f3n, <span style=\"font-style: italic;\">desea que su empresa trabaje mejor<\/span>.<\/li>\n<li>Un ejercicio muy \u00fatil para asegurarnos de que el producto da la respuesta adecuada a las necesidades es, l\u00f3gicamente, reflexionar acerca de dichas necesidades. Parece una trivialidad, pero lamentablemente no es algo frecuente. Nos acostumbramos a realizar presentaciones gen\u00e9ricas, que en realidad no le sirven a nadie. Recuerda: el objetivo es dar soporte para solucionar problemas de negocio; por lo tanto, pregunta qu\u00e9 problemas tiene la organizaci\u00f3n, y prop\u00f3n ejemplos concretos de c\u00f3mo se resuelven.<\/li>\n<\/ul>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: bold;\"><br \/><\/span><span style=\"font-weight: bold;\"><\/p>\n<p>8. Una adecuada migraci\u00f3n de datos<\/span><\/p>\n<ul>\n<li>Sin datos, no es posible operar.<\/li>\n<li>Ya sea con una migraci\u00f3n completa o parcial de datos previa al Arranque (lo habitual) o bien una migraci\u00f3n asumida por la propia organizaci\u00f3n tras el Arranque, lo importante es que est\u00e9 debidamente planificada. Pero no basta con planificaci\u00f3n, tambi\u00e9n se requiere comunicaci\u00f3n, distribuci\u00f3n de tareas, seguimiento, control de calidad de la migraci\u00f3n y, sobre todo, <span style=\"font-style: italic;\">acordar <\/span>entre ambas partes qu\u00e9 se har\u00e1 realmente.<\/li>\n<li>En mi experiencia personal, aunque tenemos unas pautas gen\u00e9ricas, siempre hemos tenido que adaptar el enfoque de migraci\u00f3n seg\u00fan cada cliente. Esto dificulta la rentabilidad de los proyectos desde la perspectiva de quien implanta y la adecuada planificaci\u00f3n de tareas, pero satisface en gran medida las necesidades de informaci\u00f3n de las organizaciones que reciben el nuevo sistema inform\u00e1tico. <\/li>\n<\/ul>\n<p>A reflexionar: <\/p>\n<ul>\n<li>Desde la perspectiva de la empresa cliente:<\/li>\n<ul>\n<li>\u00bfTenemos bien identificados los datos a migrar, los que queremos pasar del sistema antiguo al nuevo sistema? Esta parte no es trivial, y bajo ning\u00fan concepto debe delegarse ciegamente en la empresa consultora. Pueden proponer y aconsejar qu\u00e9 datos deber\u00edan traspasarse, pero es fundamental que aseguremos que no se queda excluida ninguna informaci\u00f3n vital. Los datos son de nuestra propiedad, por lo que la responsabilidad sigue estando en nuestro campo.<\/li>\n<li>Un error com\u00fan es querer traspasar <span style=\"font-style: italic;\">todo<\/span>. Esto es particularmente rese\u00f1able en los proyectos donde existe una clara inconsistencia de datos en el sistema anterior. Algunos de mis clientes me transmit\u00edan que uno de los motivos del cambio es que no confiaban en absoluto en los datos de su sistema, y luego en la fase de migraci\u00f3n quer\u00edan traspasarlo todo. \u00bfCuando nos mudamos de casa, tambi\u00e9n mudamos todo lo que hab\u00eda en el trastero y tambi\u00e9n traspasamos la basura?<\/li>\n<li>A pesar de que la empresa consultora est\u00e9 muy acostumbrada a realizar migraciones, no olvidemos de que la responsabilidad de los resultados del traspaso de informaci\u00f3n seguir\u00e1 estando en nuestro campo. De nada sirve que lo blindemos con exigentes cl\u00e1usulas a nivel de contrato. Al final de todo, si no disponemos de datos en el momento de puesta en marcha, operaremos mal y tendremos p\u00e9rdidas de rentabilidad y de imagen. Es importante, por tanto, pedir migraciones previas de testeo (aunque sean parciales), involucrar a nuestro personal para que compruebe que dispone de todos los datos que necesita (por ejemplo, que el personal de cobros se asegure de que las nuevas fichas de clientes tienen la informaci\u00f3n requerida para su trabajo) y validar m\u00ednimamente que la migraci\u00f3n es correcta.<\/li>\n<\/ul>\n<li>Desde la perspectiva de la empresa consultora:<\/li>\n<ul>\n<li>Involucrar a la organizaci\u00f3n cliente resulta clave para evitar confusiones y malas interpretaciones. Una migraci\u00f3n realizada bajo nuestro criterio, que no ha sido validada y que el usuario ve por primera vez el mism\u00edsimo d\u00eda de puesta en marcha (<span style=\"font-style: italic;\">Arranque<\/span>), est\u00e1 abocada al fracaso. Planifica, documenta y acuerda con el cliente qu\u00e9 datos se van a migrar, cu\u00e1ndo y c\u00f3mo. Presenta ejemplos y solicita validaciones parciales.<\/li>\n<li>Un elemento fundamental en la migraci\u00f3n es la labor de extracci\u00f3n del sistema anterior. Seg\u00fan los conocimientos que tengamos y las capacidades propias del sistema origen y del sistema de destino, la labor de extracci\u00f3n puede ser muy sencilla o un quebradero de cabeza. Recomiendo no subestimar nunca este apartado: no es bueno asumir compromisos a este respecto sin antes haberlo analizado adecuadamente. Puede quedar como un elemento abierto en la oferta comercial, pendiente de revisi\u00f3n, o delegarse completamente a la organizaci\u00f3n cliente. En cualquier caso, es vital aclarar este punto de forma expl\u00edcita y llegar a un acuerdo satisfactorio lo antes posible.<\/li>\n<li>Otro elemento cr\u00edtico es la limpieza de los datos. Normalmente, esto suele delegarse enteramente en la organizaci\u00f3n cliente, siendo ellos los responsables de preparar los datos a migrar de forma previa. Si es as\u00ed, es fundamental aclarar este apartado, coment\u00e1ndolo de forma expl\u00edcita y con el tiempo suficiente, puesto que se corre el riesgo de presunciones err\u00f3neas por ambas partes.<\/li>\n<\/ul>\n<\/ul>\n<p> <span style=\"font-weight: bold;\"><\/p>\n<p><\/span><span style=\"font-weight: bold;\"><br \/>9. Una adecuada formaci\u00f3n de usuarios<\/span><\/p>\n<ul>\n<li>B\u00e1sicamente, existen 4 pilares b\u00e1sicos para un sistema inform\u00e1tico:<\/li>\n<ul>\n<li>funcionalidades del producto (que satisfagan los procesos de negocio, que resulten \u00e1giles)<\/li>\n<li>datos (informaci\u00f3n que sirva de <span style=\"font-style: italic;\">input<\/span> a los procesos e informaci\u00f3n resultante de los mismos &#8211;<span style=\"font-style: italic;\">output<\/span>&#8211; para informes y nuevos procesos)<\/li>\n<li>tecnolog\u00eda (estaciones de trabajo, servidores y dispositivos de red&#8230; una combinaci\u00f3n adecuada de caracter\u00edsticas hardware y software)<\/li>\n<li>usuarios formados (personas que hagan un uso eficaz y eficiente de lo anterior para proporcionar resultados rentables a la organizaci\u00f3n)<\/li>\n<\/ul>\n<li>Si falla una de esos cuatro elementos, dif\u00edcilmente podr\u00e1 operarse. Sin embargo, es frecuente que se menosprecie la relevancia de la formaci\u00f3n del personal, ante otros factores aparentemente m\u00e1s complejos.<\/li>\n<li>De hecho, resulta tristemente frecuente para m\u00ed ver ofertas comerciales de la competencia que incluyen el apartado de formaci\u00f3n de usuarios como un elemento opcional en el presupuesto (si el gerente quiere, lo acepta; si no, no pasa nada). En mi opini\u00f3n, resulta un ejemplo muy aclarador acerca del enfoque que posee dicha propuesta. Instalar un nuevo sistema de gesti\u00f3n que d\u00e9 cabida a los procesos cr\u00edticos de una empresa, sin explicar nada a los usuarios sobre su manejo, equivale a entregarle las llaves de un cami\u00f3n de reparto a un nuevo empleado sin carnet de conducir y pretender que espont\u00e1neamente realice bien su trabajo.<\/li>\n<li>Que los usuarios no sepan c\u00f3mo operar con el sistema puede tener el mismo efecto perjudicial que tener los ordenadores desconectados de la corriente el\u00e9ctrica.<\/li>\n<li>No olvidemos que, por encima de todo, lo m\u00e1s importante son las personas. Es el componente humano el que realmente determinar\u00e1 el \u00e9xito o el fracaso de una implantaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>A reflexionar: <\/p>\n<ul>\n<li>Desde la perspectiva de la empresa cliente:<\/li>\n<ul>\n<li>Siempre, siempre, siempre solicita formaci\u00f3n. Nunca debe considerarse un elemento optativo si se desea asegurar el \u00e9xito.<\/li>\n<li>Cuanto m\u00e1s pr\u00f3xima sea la formaci\u00f3n a la puesta en marcha del sistema, mucho mejor. Adem\u00e1s, es importante intentar que la formaci\u00f3n se realice sobre un prototipo lo m\u00e1s parecido al sistema productivo, incluyendo un juego de datos realista. Evitemos entornos de formaci\u00f3n gen\u00e9ricos y nada concretos. Cuanto m\u00e1s cercana sea la experiencia de la formaci\u00f3n a la realidad del d\u00eda a d\u00eda, mejores resultados produce.<\/li>\n<li>La formaci\u00f3n requiere tiempo y dedicaci\u00f3n. Es importante acordar una buena distribuci\u00f3n de fechas y horarios, en funci\u00f3n de nuestros procesos habituales. Por ejemplo, si el departamento de compras tiene los principales picos de carga de trabajo por la ma\u00f1ana, solicitemos que reciban formaci\u00f3n por la tarde. Es importante enfatizar la relevancia de la formaci\u00f3n: nuestro personal tiene que saber que debe dedicarle importancia a aprender lo mejor posible a usar el nuevo sistema.<\/li>\n<\/ul>\n<li>Desde la perspectiva de la empresa consultora:<\/li>\n<ul>\n<li>En mi experiencia he observado que frecuentemente existe una correspondencia inversa entre el nivel de implicaci\u00f3n de cada usuario durante la formaci\u00f3n y la cantidad de incidencias y dudas que produce dicho usuario tras el Arranque. Los usuarios m\u00e1s implicados durante la formaci\u00f3n son aquellos que practican, que plantean preguntas, que cuestionan constructivamente y que se anticipan a los problemas que tendr\u00e1n. Los usuarios que no prestan atenci\u00f3n suelen ser los que despu\u00e9s generar\u00e1n la mayor cantidad de incidencias y consultas tras la puesta en marcha.<\/li>\n<li>Si hemos conseguido involucrar adecuadamente a los usuarios clave durante las validaciones parciales de los prototipos, tendr\u00e1n un conocimiento m\u00e1s avanzado que el resto de usuarios. Adem\u00e1s, por el mismo hecho de ser usuarios clave, son los que m\u00e1s conocimiento tienen de su \u00e1mbito. Resulta por lo tanto muy conveniente apoyarse en ellos. Un usuario clave que participa en la formaci\u00f3n colaborando, aportando sugerencias, aclarando casos concretos, apoyando a los compa\u00f1eros,&#8230; es una manera excelente de facilitar la adopci\u00f3n de la nueva herramienta y mejorar la gesti\u00f3n del cambio, potenciar al propio usuario clave, disminuir las incidencias que habr\u00e1n tras la puesta en marcha y, por supuesto, conseguir una formaci\u00f3n m\u00e1s amena y distendida.<\/li>\n<li>La formaci\u00f3n de los usuarios es una oportunidad excelente de validar el prototipo y asegurar que realmente responde a las necesidades de la organizaci\u00f3n. No se trata de hacer una formaci\u00f3n por encima para esquivar las preguntas, sino todo lo contrario. Cuanto m\u00e1s fomentemos la pr\u00e1ctica rigurosa y extensiva, m\u00e1s probabilidades de \u00e9xito tendremos para la puesta en marcha. Pocos indicios hay que tranquilicen m\u00e1s para un Arranque que, tras haber probado los principales escenarios, se pregunte a los usuarios &#8220;<span style=\"font-style: italic;\">\u00bfse les ocurre alg\u00fan caso m\u00e1s, por raro que sea, que no hayamos planteado todav\u00eda con el programa?<\/span>&#8221; y tras unos momentos de reflexi\u00f3n, respondan &#8220;<span style=\"font-style: italic;\">pues no&#8230; est\u00e1 todo contemplado<\/span>&#8220;. Si es as\u00ed, y si tenemos la migraci\u00f3n de datos controlada, gran parte del \u00e9xito del Arranque ya est\u00e1 asegurado.<\/li>\n<\/ul>\n<\/ul>\n<p><\/p>\n<!-- AddThis Advanced Settings generic via filter on the_content --><!-- AddThis Share Buttons generic via filter on the_content -->","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>7. 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