17 mar'09

El análisis de Procesos de Negocio

Uno de los pasos más interesantes en un Proyecto de Implantación de un ERP, tal y como lo enfocamos en la empresa para la que actualmente trabajo, es el análisis de los Procesos de Negocio. Se trata de una simplificación, por motivos de contexto de proyecto, de BPM o Business Process Management.

¿Qué es BPM? (en cristiano…)
El BPM es un paradigma (un modelo, una perspectiva para enfocar un problema) que se basa en contemplar, valorar y optimizar la gestión de un sistema a través de la descomposición de procedimientos en tareas individuales o procesos de negocio.

Hablando en plata, desmenuzar tareas en cadenas de pasos para analizarlas debidamente.

A través del modelado de los procesos, es más fácil comprender cómo funciona un negocio y plantear estrategias o herramientas para mejorarlo.

Por ejemplo, en una empresa cualquiera, Mayte es la encargada de compras. Si preguntamos por sus funciones nos podrá aportar más o menos información, en función de su capacidad de comunicación, interés, recuerdos, etc. En cambio, si modelamos sus tareas a través de procesos de negocio, podemos establecer la secuencia de actividades más habituales que suele desarrollar, desde que recibe la solicitud de pedido por parte de gerencia hasta que la mercancía está disponible para la venta. Es a través del análisis de procesos como podemos resolver algunas preguntas como las siguientes:

  • ¿Quién determina qué hay que pedir, cuánto y cuándo? ¿En base a qué criterio?
  • ¿Cómo se registra los pedidos de compra y cómo se comunica al proveedor?
  • ¿Existe un procedimiento para seleccionar al proveedor más adecuado? ¿Son proveedores únicos para cada referencia? ¿Hay optimización sobre esto?
  • ¿Se realiza un seguimiento de los pedidos? ¿Cómo se hace? ¿Cuándo? ¿Se hace con todos o sólo con una selección, justificada o no, de los mismos?
  • ¿Qué se hace cuando un pedido llega incompleto o si llega con deterioros?
  • Y muchas, muchas otras preguntas…

¿Para qué sirve modelar procesos de negocio? (qué me aporta…)

  1. Es una oportunidad magnífica para esquematizar y resumir en documento escrito el trabajo de las personas en una Organización. Es sorprendente la cantidad de gerentes y directores que creen saber con detalle cómo se hacen las cosas, y cuando las ven plasmadas en papel, puedes observarles los ojos abiertos como platos.
  2. Facilita la supervisión y seguimiento de las tareas. Es mucho más sencillo constatar e identificar en qué tareas los trabajadores están destinando más esfuerzos por resultas tediosas, contraproducentes o poco prácticas. El primer paso para solucionar algo es saber qué está mal.
  3. Permite la optimización. Una vez se ha descompuesto las principales funciones en pequeñas tareas, resulta mucho más sencillo tratar de mejorarlas con una perspectiva holística, pero con un enfoque concreto en cada caso. Se trata de aplicar el enfoque clásico “Divide y vencerás”. Rara vez la mejora se trata de una única gran solución (síndrome de la pastilla mágica) para resolver un problema de rendimiento, sino que responde a pequeñas mejoras individuales, puntuales, que tienen a sumarse originando avances importantes a nivel global.
  4. Asegura una correcta comprensión de las tareas y necesidades por parte del equipo de consultores. Es mucho más sencillo buscar soluciones prácticas a tareas que comprendes, que meramente presuponer que sabes de qué te están hablando. De hecho, una vez descompuesto una tarea en procesos de negocio, tratamos de darle respuesta individual a cada uno: ¿cómo enfocamos esto en el Sistema de Información? ¿realmente merece la pena gestionarlo informáticamente? ¿cómo agilizamos esta tarea?
  5. Evita el anquilosamiento de personal. En ocasiones, se mantiene personal en su puesto porque nadie más sabe cómo se ejecutan sus funciones. Esto evidentemente genera una dependencia absolutamente perjudicial para la empresa, puesto que hay trabajadores que se aprovechan de la situación para volverse imprescindibles, disminuyendo claramente su rendimiento, oscureciendo su gestión para volverse más difíciles de auditar, deshaciéndose en excusas cuando se les pide resultados, esquivando otras tareas aludiendo a sobrecarga de trabajo… Si tienes una situación semejante, y eres el gerente, tengo una mala noticia para ti: tienes un tumor en tu negocio. En otras ocasiones no resulta tan trágico, puesto que hay trabajadores muy responsables que soportan estoicamente la situación: como nadie más domina su área, no pueden coger vacaciones, ni una baja laboral, ni pedir un día libre… pero la alta dependencia sigue siendo perjudicial (de hecho, lo es para ambos). ¿Realmente nos conviene tener a un empleado encadenado a su puesto de trabajo, so pena de que se nos caiga el castillo de naipes?
  6. Facilita la sustitución temporal o indefinida de personal. Por favor, no pensemos en prescindir de personas, sino en re-ubicarlas. ¿Y si Mayte fuera tan buena en su trabajo que quisiéramos que asumiera otra responsabilidades en la empresa, a través de un ascenso o mejora laboral, pero nos diera miedo quitarla de su puesto? A través del modelado no podremos recoger todos los detalles de su trabajo, pero sí la gran parte de las tareas a realizar, cuándo hay que hacerlas y de qué forma. Con esta documentación, resulta más fácil gestionar una sustitución temporal o añadir más personal para fortalecer un área de negocio.
  7. Permite reducir costes, al estudiar qué tareas nos consumen mayor energía, material o recursos humanos. Tal vez haya que redefinir esas tareas para hacerlas más ligeras, dotarlas de mejores herramientas o, directamente, eliminarlas.
  8. Permite distinguir las actividades clave, diferenciando las que realmente generan valor (tanto para el cliente como para la propia empresa) de aquellas tareas superfluas que son pura burocracia. ¿Nunca has tenido la sensación de que haces muchas cosas que después tus clientes no ven, no valoran o no les importa? ¿Estamos haciendo cosas que no aportan valor ni para ellos ni para nosotros?
  9. Permite documentar los procesos para la subcontratación y definición de Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA). Modelar procesos permite conocer mejor cómo hacemos las cosas… y permite expresar mejor cómo deseamos que se hagan.
  10. Complementa y refuerza la gestión de la calidad, por las ventajas ya mencionadas de documentación, seguimiento y comprobación de resultados.

Puedes consultar otros posts relacionados con análisis de procesos de negocio: aquí

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *