ene 15, 2012
ToniDorta

El Acta de Constitución de Proyecto

El Acta de Constitución de un Proyecto es un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase, y que contiene los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

Desarrollar el Acta de Constitución de Proyecto es uno de los procesos contemplados en la guía PMBOK de Gestión de Proyectos del PMI (Project Management Institute). Este proceso se enmarca dentro del grupo de procesos de Integración, aquellos destinados a conformar los diferentes elementos de un proyecto y coordinar las actividades.

 

Puedes descargarte una plantilla del Acta de Constitución de Proyecto o un ejemplo en la zona de Recursos.
 

¿Qué elementos definen un Acta de Constitución de Proyecto?

  • Debe tratarse de un documento formal, por escrito.
  • Su contenido debe estar debidamente consensuado: requiere aprobación.
  • Define los objetivos de lo que se va a hacer: establece requisitos iniciales relacionados con las necesidades y expectativas de los interesados.

¿En qué momento debe emplearse un Acta de Constitución de Proyecto?

En mi opinión, un Acta de Constitución debería realizarse nada más aprobar el proyecto. Si se trata de un proyecto vendido a un cliente, nada más aceptada la oferta comercial. Si se trata de un proyecto interno, nada más aprobar su realización.
Es importante que no haya demasiada diferencia temporal entre el momento en el que se decide realizar un proyecto (por ejemplo, implantar una herramienta CRM en la empresa para el Departamento Comercial) y la aprobación del Acta de Constitución. Esto evitaría que los requisitos u objetivos se difuminen o carguen con excesivas ambigüedades.
A pesar de su definición, también es factible emplear un Acta de Constitución para cada fase de un proyecto, si éste posee características de tiempo o complejidad que lo aconsejen.

¿Cuándo es útil un Acta de Constitución de Proyecto?

Generalmente, casi en cualquier proyecto. Un Acta de Constitución de Proyecto define qué debe hacerse, qué resultado se espera y qué necesidades pretende solventar.
Si el proyecto no será llevado con una gestión de proyectos rigurosa, no es necesario este Acta. Puede ser por una cuestión de tiempo (por ejemplo, solucionar con urgencia un problema empresarial), por escasa complejidad (por ejemplo, desarrollar un sitio web muy sencillo) o por falta de suficientes personas implicadas (por ejemplo, un proyecto personal de escribir un libro).
Aún así, no es conveniente subestimar este documento. Tal vez la pregunta clave es: ¿voy a querer cerrar este proyecto con una firma, donde quede bien claro qué es lo que se debía hacer y qué se ha hecho? ¿Preveo que puede haber problemas a la hora de realizar el proyecto, la temática es compleja o las repercusiones pueden ser graves? En ese caso, conviene tener un documento de Cierre de Proyecto, y éste es mucho más fácil de redactar y de firmar si tiene un Acta de Constitución asociado.

¿Qué diferencias hay entre un Acta y la Oferta Comercial firmada?

En ocasiones las ofertas comerciales pueden ser muy poco precisas en determinados aspectos, tales como plazos de ejecución, fechas de entrega, equipo, personas u organizaciones involucradas, responsables de proyecto,… Esto es comprensible, puesto que el verdadero objetivo de una oferta es transmitir que somos capaces de realizar un trabajo, los aspectos más importantes de cómo lo tenemos previsto ejecutar y a cambio de qué importe económico. Sin embargo, acordar esos otros elementos es crucial para evitar malos entendidos o conflictos.
En ocasiones, las ofertas comerciales pasan muy de puntillas sobre determinados aspectos del alcance, por motivos evidentes. Sin embargo, muchas veces un jefe de proyecto debe presentarlo abiertamente desde el primer momento, para aclarar de entrada qué va a hacerse y qué no. Esto a veces destapa un conflicto, pero que puede ser más fácil de gestionar en una etapa temprana del proyecto y puede reducir enormemente la incertidumbre inicial.
En otras ocasiones, se ha partido de un documento de licitación al que la empresa se ha presentado. En dicho documento, puede haber imprecisiones, ambigüedades o falta de detalle en determinados aspectos. Un Acta de Constitución puede ayudar a presentar con mayor detalle la propuesta de los trabajos a realizar, en el caso de que no interesara hacerlo durante la propuesta comercial.

¿Por qué es útil un Acta de Constitución de Proyecto?

  • Permite consensuar determinados aspectos del proyecto con el cliente o con todos los interesados.
  • Facilita la dinámica de firma. En una ocasión me encontré con un cliente reacio a firmar la documentación, por miedo a verse después comprometido o atado. El problema, por lo tanto, no estaba en el propio documento Acta de Constitución, sino en una cuestión de desconfianza. Detectarlo nada más comenzar el proyecto me permitió trabajar ese aspecto.
  • Determina aspectos fundamentales, tales como el objetivo general del proyecto, alcance del mismo, responsables de proyecto y funciones, equipos de trabajo, plazos de tiempo previstos y presupuesto acordado.
  • Transmite formalidad y buena imagen.
  • Facilita entender la figura del jefe de proyecto y la importancia de las tareas de coordinación e interlocución que éste asume.

¿Qué longitud debería tener un Acta de Constitución de Proyecto?

Recomiendo que no sea un documento excesivamente extenso: 3 ó 4 páginas a lo sumo puede ser más que suficiente.

¿Qué contenidos debería tener un Acta de Constitución de Proyecto?

  • Propósito o justificación del proyecto
  • Objetivos del proyecto (a ser posible, en términos medibles y contrastables, que faciliten luego el Cierre del mismo)
  • Requisitos de alto nivel
  • Organizaciones involucradas y sus funciones (especialmente útil cuando son más de dos entidades)
  • Alcance del proyecto y elementos fuera de alcance
  • Criterios de terminación, garantía y soporte
  • Responsables del proyecto y responsabilidades asociadas
  • Equipo de trabajo
  • Recursos materiales previstos
  • Plazo de tiempo del proyecto
  • Presupuesto resumido del proyecto
  • Observaciones
  • Aceptación (espacio para la firma)

¿Qué otros aspectos a tener en cuenta?

  • El Acta es una herramienta de comunicación con el cliente que luego queda plasmado por escrito. No cometer el error de vanagloriar el documento o la metodología asociada: es necesario recordar siempre que el cliente (externo o interno) debe estar siempre en el centro del pensamiento.
  • Emplear un documento breve. A pesar de tener varias secciones, no es conveniente un documento excesivamente largo que haga perder la atención de los implicados y dificulte el acuerdo inicial.
  • Adaptar el documento a cada proyecto. El Acta es una herramienta, y como tal requiere el sentido común. Es posible que se requiera ampliar secciones, modificar algunas y retirar otras, según el caso.
  • Personalmente me gusta combinar el Acta de Constitución (dedicando 15 minutos a explicar qué es, para qué sirve y qué es ese proyecto), con el Plan de Gestión de Proyecto (explicando cómo se dirigirá el proyecto en cada uno de sus aspectos, y qué acciones están previstas para asegurar que se desarrolla correctamente). Pero, por supuesto, es cuestión de gustos y estilos.

 

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Si tienes alguna duda sobre el Acta de Constitución de Proyecto, o sobre la gestión de proyectos en general, puedes dejar un comentario o contactar conmigo. Estaré encantado de ayudarte :-)

 

6 comentarios

  • Hola Toni, miuy util la información. Pero me surge una duda sobre el enfoque del documento. En todo momento das por sentado que tu eres el proveedor que ejecutará el proyecto. Esto quiere decir que yo, como unidad de sistemas de mi empresa y cliente ¿debo esperar/exigir este documento a mi proveedor? Por otro lado, ¿debo usar este documento para obtener la aprobación de mis clientes internos?

    • Hola Jose Manuel,

      Gracias por comentar tus dudas.

      “Esto quiere decir que yo, como unidad de sistemas de mi empresa y cliente ¿debo esperar/exigir este documento a mi proveedor?”.
      En mi opinión, claramente sí (salvo proyectos muy cortos o de muy bajo alcance). Demuestra buen hacer por parte del proveedor y, además, sirve para “asentar” los aspectos más importantes del proyecto nada más comenzar. El Acta de Constitución de Proyecto permitirá abordar los aspectos clave de una manera breve pero introductoria: qué se espera del proyecto (objetivos), quién participará, cuándo, cuáles son los principales requisitos, etc.

      Es habitual que se barajen muchas opciones y alternativas durante la fase comercial, y esto suele dejar muchas cosas en el aire. Para evitar esa sensación y reducir incertidumbre, presentar los aspectos más importantes en una primera reunión, con un documento general, me ha servido de mucho.

      Desde la perspectiva de cliente, te recomiendo que lo solicites por escrito, que estipule con detalle el alcance y el cronograma y, además, que recoja los riesgos principales. Este último apartado suele descuidarse mucho, y que lo requieras al comienzo del proyecto, ayudará a marcar bien el terreno.

      “Por otro lado, ¿debo usar este documento para obtener la aprobación de mis clientes internos?”. Esto depende muchísimo de cómo es la organización donde trabajas (tu posición en su organigrama, la cultura de la empresa, tu nivel informal de autoridad, el número de trabajadores, etc.). Pero rara vez le he encontrado perjuicios, por lo que te diría que lo propondría siempre.

      De cara a la dirección, se trata de un documento ideal para plasmar qué se espera del proyecto, qué recursos se necesita y cuándo deben esperar resultados. De cara a los compañeros implicados, es interesante para saber para qué no es este proyecto (muy importante de cara a evitar confusiones posteriores), para cuándo está previsto tenerlo y qué se espera de cada participante.

      Una puntualización: de cara a hablar con clientes internos, yo no me centraría en el documento de Acta de Constitución en sí (los alérgicos a la burocracia te mostrarán resistencia, y los enamorados de la burocracia te pedirán que amplíes el documento ad infinitum). En su lugar, propón una reunión de “presentación interna de proyecto”, y el orden del día será en esencia el contenido del Acta. Conseguirás tu objetivo y no correrás el riesgo de que nadie se centre en exceso en la forma.

      En cualquier caso, no tengas en mente un documento muy extenso. Es muy frecuente que con dos o tres páginas sea suficiente para recoger de forma breve todos los aspectos (además, hacerlo muy extenso sólo sirve para que menor cantidad de gente lo lea, y se confundiría este documento con el Plan de Proyecto).

      En mi caso personal, suelo realizarlo con una presentación en PowerPoint (me obliga a esquematizar y estructurar, y es más agradable de revisar que un Word) y realizo una exposición en la primera reunión del proyecto (KickOff Meeting) con todos los interesados.

      Por último, existe un texto que puede darte una visión muy interesante sobre esto en el libro “Agile Samurai” de J. Rasmusson, en el apartado “Project Inception”. Presenta una visión sobre cómo generar una visión adecuada y unificado en un equipo ágil. Tal vez te resulte interesante.

      Espero haberte sido de ayuda :-)

  • Estimado Tony, soy gerente de programa en mi organziación. Te comento que si bien el acta de constitución depende de un equipo, quién debería ser el responsable de tenerala a tiempo, ya que se entiende que la misma debería estar autorizada previo el inicio del proyecto?. A qué área debería pertenecer esta persona?.

    saludos cordiales,
    Carlos.

    • Hola Carlos,

      Disculpa que haya tardado en responderte.

      Tu pregunta es muy interesante y, como en casi muchos otros aspectos de la gestión de proyectos, depende en gran medida de la cultura de la organización, así como del sector en el que se mueve la misma.

      El Acta de Constitución, como tal, autoriza el inicio del proyecto al ser firmada, por lo tanto como bien dices es imprescindible disponer de ella antes de que comience el proyecto en sí.

      Según el PMBOK, “los proyectos son autorizados por alguien externo al proyecto, tal como un patrocinador, una oficina de dirección de proyectos (PMO) o un comité ejecutivo[...]. Cualquiera de ellos elaborará el acta de constitución del proyecto o delegará esta tarea al director del proyecto“. Por lo tanto, en el caso que tú comentas, el acta de constitución podría ser preparado por ti mismo, por el patrocinador (quien financia el proyecto) o por el director de proyectos que asignes (como gerente de programa) para llevarlo a cabo.

      En la práctica habitual de muchas empresas, sin embargo, es el propio director de proyectos el que redacta el Acta y la presenta al cliente o patrocinador para su aprobación. Pero esta no tiene por qué ser la única forma y mucho menos tampoco tiene que ser la “más correcta”.

      En mi caso particular (lo menciono por aquello de dar ejemplos concretos, no para sentar cátedra), cuando soy el responsable de un proyecto, yo personalmente redacto el Acta de Constitución. Me permite, entre otras cosas, un trabajo de reflexión previo (al recopilar la documentación existente, obligarme a identificar bien a los interesados, considerar las restricciones del proyecto, leer las condiciones de la oferta o el contrato,…) que luego me resulta muy útil para la planificación. Además, redactar el documento y exponerlo me permite presentarme a los clientes como responsable, explicar mis atribuciones y obligaciones, repasar los documentos preliminares (contrato, oferta) y leer los detalles del acta con una mayor preparación y solidez.

      En cambio, si fuera un gerente de programa, probablemente delegaría esta labor a cada director de proyecto que estuviera a mi cargo. Precisamente por los mismos motivos que comento en el párrafo anterior, pero también porque sería la mejor manera de involucrar a esa persona desde el “instante 0″ del proyecto.

      En tu comentario has destacado “tenerla a tiempo”. Permíteme dar una señal de aviso: si el problema no es elegir quien redacta el documento, sino que quien debe tenerlo no cumple con la fecha prevista… hay que tener cuidado, porque el verdadero problema puede ser otro. Para mí sería un síntoma de que puedo tener riesgos importantes de incumplir en tiempo los entregables (técnicos o administrativos) del proyecto. ¡Ojo avizor!

      ¡Espero haberte sido de ayuda!

      Saludos,
      Toni

  • Hola Toni,

    Muchas gracias por la información. Uno de los aspectos que me deja más intranquilo es el de fijar un coste y un cronograma del proyecto en el Acta de Constitución. En el Plan de Proyecto es dónde se analiza en detalle el alcance del proyecto, el WBS, se definen las tareas, los recursos necesarios para ejecutarlas, el presupuesto y los riesgos.

    Me parece muy arriesgado comprometer un presupuesto con la poca información de la que se dispone en el momento de lareparación del Acta del Proyecto. Si, el origen del proyecto es una oferta a un cliente el presupuesto ya está establecido en ella, pero si se trata de un proyecto interno y novedoso, comprometer el presupuesto del proyecto y el cronograma sin haberlo estudiado a fondo es arriesgado.

    Entiendo que no es posible modificar el presupuesto o el cronograma una vez realizado todo el análisis que implica el Plan de Proyecto, ¿no? ¿Cómo gestionas esta incertidumbre inicial? Me parece interesante la propuesta de realizar una Acta de Constitución para cada Fase.

    Muchas gracias por adelantado.

    Un saludo,

    Jordi

    • Muy buenas Jordi,

      Muchas gracias por tu comentario.

      Tienes razón en que muchas veces resulta complicado establecer un calendario del proyecto y un presupuesto detallados, que al mismo tiempo sean precisos y con tan poca información disponible (en las etapas iniciales). En líneas generales, a los técnicos nos gusta dar datos rigurosos únicamente cuando verdaderamente podemos hacerlo.

      Sin embargo, desde la perspectiva de un proyecto interno, muchas veces se requiere una aprobación inicial del proyecto para poder comenzarlo. Y para dicha aprobación, un gestor, gerente o directivo (como lo queramos llamar) difícilmente va a dar luz verde a una iniciativa sin saber si va a durar 3 meses o 5 años, y sin saber si va a costar 100 o 300. De hecho, en muchas organizaciones se necesita priorizar entre los numerosos posibles proyectos disponibles (es decir, ya no se trata de si decir que sí o que no, sino elegir aquellos que proporcionen mejor retorno, se ejecuten antes o simplemente sean más económicos).

      Por otro lado, el aspecto temporal y económico es aún más importante si cabe en proyectos externos (aquellos en los que el cliente pertenece a otra organización). Simplemente porque nadie compra algo que no sabe lo que cuesta ni cuando lo va a tener. De hecho, muchas veces el cliente puede solicitar un presupuesto cerrado y una fecha límite, aun sin tener del todo claro el alcance (y luego pasa lo que pasa, claro).

      ¿Cómo resolver esta situación?

      En mi opinión y en mi humilde experiencia, procuro afrontarlo desde la perspectiva humana y no técnica: realizo una estimación lo más ajustada a los datos disponibles, pero luego cuando la presento explico bajo qué circunstancias o premisas estoy dando esas cifras, y cómo podrían variar en un futuro. Un ejemplo concreto es cuando hago referencias explícitas a determinados aspectos del alcance (“sin la solución de intercambios de ficheros EDI, podríamos acelerar la implantación del sistema un mes” o “podríamos incorporar también la funcionalidad X, pero debido a que nos falta aún el detalle de cómo abordarlo, podemos estar hablando de entre 1 y 3 meses más en el plazo que ven aquí escrito”).

      En cualquier caso, recuerda que siempre es posible plantear modificaciones de cronograma y de presupuesto a lo largo de todo el proyecto. Siempre. Puede realizarse de manera informal o formal (desde reuniones de viva voz hasta procedimientos de control de cambios). Lo que sí es importante es plantear desde el minuto 0 qué tipo de variaciones puede haber en el proyecto y cómo se van a gestionar a nivel de procedimientos (para evitar malas interpretaciones, confusiones o falsas expectativas en ninguno de los interesados). Esta ‘variabilidad’ es la que hay que intentar sistematizar mediante la gestión de riesgos del proyecto, recoger por escrito en el plan de gestión del proyecto y asegurar que es sabida por quien debe saberlo en la gestión de las comunicaciones.

      No es un enfoque ideal y sin conflictos, pero parece mucho mejor planteamiento que intentar acertar a la primera cuando te piden una estimación.

      Espero haberte sido de ayuda.

      Saludos,
      Toni

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