En un anterior post, expusimos el problema del overtime (sobreesfuerzo en horas de trabajo) en los proyectos tecnológicos y en el ámbito de la consultoría en general.
Posteriormente, en este otro post, comenzamos a hablar de las diferentes acciones a realizar para poder gestionarlo debidamente.
En este post continuaremos con esta lista de acciones, centrándonos en aquellas destinadas a transferir o aceptar este riesgo tan común de los proyectos.
Cómo transferir el overtime
Delegar no sólo las tareas, sino también su planificación
A medida que un profesional aumenta su experiencia laboral, en general suele aumentar también su capacidad de decisiones y su responsabilidad.
La teoría del liderazgo situacional, de Hersey y Blanchard, define un estilo de liderazgo centrado en el individuo y dividido en cuatro etapas o estilos aplicables. La última etapa, delegación, se recomienda para aquellos casos en los que la persona posee el conocimiento necesario para desempeñar la tarea, la experiencia suficiente y la motivación para abordarla. En dicha etapa, el líder continúa implicado en la toma de decisiones, pero el verdadero protagonismo (y la responsabilidad) radica en quien ejecuta el proceso.
Aunque es cierto que cada persona es diferente y que existen personas que requieren un seguimiento más detallado que otras, es importante tratar de conceder el mayor nivel de autonomía posible en los miembros del equipo.
Un aspecto importante de esta autonomía tiene que estar encaminada a la gestión del overtime. Si la persona posee un plazo suficiente de tiempo, toda la información necesaria para desempeñar la tarea (o los medios para conseguirla) y la motivación correcta, podemos delegar en ella que se organice de manera autónoma. De esta forma, sólo queda realizar el seguimiento periódico para saber cómo vamos. Evitar el overtime se ha convertido, por lo tanto, en una responsabilidad de quien está ejecutando la tarea.
Es importante diferenciar entre los casos en que se produce overtime por agentes externos al proyecto y los casos en los que el overtime se debe a que consumimos el tiempo disponible sin ser efectivos. Puede ser por un problema de motivación, de priorización de tareas, de organización del trabajo o de herramientas… Sea cual sea la causa, resulta crucial detectar el verdadero origen de que haya que hacer un sobreesfuerzo: el propio recurso asignado.
De poco sirve en estos casos señalar al culpable o centrarnos en las causas. Lo idóneo, en realidad, es aprovechar la ocasión para trabajar en cómo mejorar la efectividad de ese recurso. Enfoquemos las dificultades como oportunidades de mejora.
Acostumbrar al equipo de trabajo a un rendimiento orientado a objetivos puede resultar difícil (principalmente por el cambio de mentalidad para algunas personas). Pero puede ser uno de los cambios más duraderos y beneficiosos que puede producirse en un equipo.
Una observación sobre este apartado: si un recurso provoca un overtime, pero en su lugar lo asumen otros recursos o el propio responsable de proyecto (que replanifica a última hora para salvar la situación), probablemente ese escenario se repetirá en un futuro. La labor de un responsable de proyecto no es salvar constantemente la situación provocada por los demás. Debemos hacer partícipe al equipo de nuestros aciertos y de nuestros errores, cuidando la motivación de todos pero sin descuidar la responsabilidad que tenemos en las tareas que cada uno tenemos asignadas.
Subcontratar esfuerzos implica también compartir responsabilidades
Aunque parezca evidente, la subcontratación de trabajos también debe conllevar transferencia de responsabilidades para alcanzar las fechas previstas. De lo contrario, únicamente estamos delegando esfuerzos de una forma extremadamente cómoda para nuestros colaboradores externos.
Es importante que las restricciones de un proyecto -o un trabajo determinado- sean extensibles a los esfuerzos de aquellos recursos externos que colaboran con nosotros. Debemos asegurarnos de que todos los implicados entendemos que «todos estamos en el mismo barco de cara a cumplir las fechas previstas».
En muchas ocasiones puede resultar crítico que en el contrato quede constancia por escrito de los plazos exigidos de entrega, e incluso prever cláusulas de penalización (o de incentivos, según se mire) en función del cumplimiento de dichos plazos. El nivel de detalle formal requerido depende de las organizaciones implicadas, del entorno y del propio tipo de proyecto.
En cualquier caso, siempre resulta conveniente aclarar desde el primer momento las restricciones temporales de los trabajos a encargar, así como no dejar lugar a dudas de que nuestro colaborador externo va a tener que asumir su parte de responsabilidad en el cumplimiento de fechas. Por muy evidente que pueda parecer, no debería pasarse por alto el poderoso efecto que tiene ser transparente sobre los detalles de plazos, desde el primer instante.
Cómo aceptar el overtime
¿Qué significa aceptar el overtime?
Es importante dejar claro que el overtime no es agradable. No se trata, por lo tanto, de llegado el caso maquillar la situación para engañarnos a nosotros mismos. En cambio, se trata de que, bajo una necesidad real de dedicar overtime, resulta muchísimo más constructivo y saludable buscar un enfoque positivo. Sentirnos víctimas de una situación contraproducente no nos hace la situación más llevadera ni nos ayudará a rendir más (de hecho, nos impide hacerlo). Por ello, si hay que echar horas para sacar algo adelante, al menos hagámoslo con el mejor ánimo posible. Es importante tratar de evitar que ocurra el overtime y gestionar lo mejor posible su impacto… pero, si es la mejor alternativa viable, la solución está en afrontarlo directamente como un aspecto más de nuestro trabajo. En esos momentos, darle más vueltas al problema no mejora la situación.
Tener un fin en mente
No nos engañemos: muchas veces el overtime es inevitable. Por mucho que intentemos llevar a cabo una adecuada planificación o una buena gestión de riesgos, siempre surgen imprevistos que demandan más horas de las deseables.
Sin embargo, parece que para algunas personas dedicar un sobreesfuerzo es menos perjudicial que para otras. ¿Por qué? Muchas veces el motivo es que esas personas entienden que están trabajando en pos de un resultado para el que merece la pena su esfuerzo. Se sienten partícipes de algo más grande que ellos mismos, y eso les anima a entregarse a esa meta. Tienen un objetivo claro que les anima a arrimar el hombro. Esas personas trabajan con un fin en mente.
Intentar abordar las tareas con un fin en mente no sirve únicamente para aceptar constructivamente el overtime. En realidad, es un hábito de cualquier persona verdaderamente productiva, tal y como lo describía Stephen Covey en su obra «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva».
El precio de la calidad
Si entendiéramos calidad como «cumplir las expectativas del cliente», tanto en producto como en condiciones de entrega, el overtime adquiere otro matiz, otra manera de verlo. Porque ya no se trata de trabajar una mayor cantidad de horas al día para tratar de alcanzar la meta con la sensación de «escapar del problema». Cambiando la perspectiva de la situación, podemos darle un enfoque mucho más constructivo.
En realidad, si asumimos que parte de la excelencia de nuestro trabajo radica, no únicamente en lo que se entrega al cliente, sino también en la forma y en el momento en que se entrega al cliente… el overtime deja de ser una carga impuesta por los demás y se convierte en una decisión personal. Y dejamos de sentirnos frustrados, porque empleamos tiempo y energía desde el convencimiento de que «es mi decisión realizar un trabajo de la manera más profesional de la que soy capaz». El orgullo profesional por lo que hacemos, bien gestionado, puede ser un poderoso aliado para focalizar nuestra energía.
10 pautas finales para gestionar el overtime
- Acepta el overtime como un riesgo más de cualquier proyecto. El verdadero problema del overtime no es que exista, sino que no suele dedicarse tiempo o esfuerzos a gestionarlo.
- Trata de evitar el overtime, es perjudicial a la larga en cualquier equipo u organización.
- Asegúrate de planificar adecuadamente y ten especial cuidado en las estimaciones de esfuerzo.
- Cuando surja el problema que demande overtime, analiza siempre la viabilidad de renegociar fechas y/o alcance. Rara vez resulta una opción factible, pero siempre analiza todas las alternativas posibles.
- Cuando ocurra el overtime, da ejemplo asumiéndolo con decisión y con todo el optimismo que te sea posible. La mejor estrategia para hacer frente al overtime es la confrontación.
- Reconoce el sobreesfuerzo de los implicados, públicamente.
- Compensa el sobreesfuerzo (no tiene por qué ser necesariamente con dinero). Trata de hacerlo siempre que sea posible.
- Intenta impedir que sean siempre los mismos recursos los que tienen que asumir el overtime. Cuando no sea posible, compensa o retribuye en consonancia.
- Implica a todo el equipo en tratar de evitar el overtime. Hazles partícipes de la planificación y de su seguimiento. Comunícate frecuentemente con ellos al respecto.
- Vigila el cumplimiento de plazos de los colaboradores externos. Trata de tenerlos implicados de manera más o menos formal, según cada caso. Comunícate frecuentemente con ellos al respecto.
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